帳簿と書類を電子保存するための種類、要件、承認など8項目

帳簿と書類を電子保存についてざっくり説明します。

帳簿書類の電子保存

帳簿書類の保存方法は、原則、出力した紙で保存することになります。

例外として、

法人または個人事業者の保存義務者は、自己が最初の記録段階から一貫してパソコンを使用して作成して、一定の要件を満たし、納税地等の所轄税務署長等の承認を受けたときは、電磁的記録のまま保存することができます。

帳簿

帳簿とは、つぎのようなものがあります。

  • 現金出納帳
  • 売上帳
  • 仕入帳
  • 売掛金元帳
  • 買掛金元帳
  • 固定資産台帳
  • 総勘定元帳
  • 仕訳
    など

書類

書類とは、次のようなものがあります。

  • 自己発行分(控・写し)の注文書
  • 請求書
  • 契約書
  • 領収書および棚卸表
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
    など

「保存義務者」とは?

保存義務者は、次のとおりになります

  • 法人は、法人税の納税義務者
  • 個人は、不動産所得、事業所得、山林所得を生じる業務を行っている人

「自己が…作成した」とは?

保存義務者が主体となって責任において行うことになっており、税理士事務所や記帳代行業者に委託している場合も含まれます。

ただし、税理士事務所等に委託したときは、一課税期間分を一括(=年1処理)して処理する方法は認められないことになります。

「最初の記録段階から一貫してパソコンを使用し」作成とは?

帳簿は、自己が最初の記録段階から一貫してパソコンにを使用して作成するものに限られており、手書きで作成されたものを電磁的記録等により保存することは認められていません。

書類は、自己が最初の記録段階から一貫してパソコンにを使用して作成するもののほか、書面で作成または受領したものもスキャン文書による保存が認められています。

一定の要件

帳簿および書類の共通事項

  • 会計ソフトの説明書などの備付けを行うこと
  • パソコン、ディスプレイ、プリンタおよびその説明書を備付けて、画面および書面に出力できるようにしておくこと。
  • 年月日、勘定科目、取引金額やその範囲を指定して検索できるなど一定の検索機能を確保しておくこと。

帳簿のみの要件

  • 会計ソフトが電磁的記録の訂正、削除、追加の事実および内容を確認できること。
  • 帳簿間での記録事項の相互関連性の確保するための一連番号等を付すこと。
    ※会計ソフトが対応しているかは各会社に確認してください。

納税地の所轄税務署長の承認

  • 帳簿の場合
    原則、課税期間の初日の3カ月前の日までに申請書を提出し、承認を受けなけれる必要があります。
    課税期間の中途から電磁的記録等による保存することはできません。
  • 書類の場合
    電磁的記録の保存に代える日の3カ月前の日までに申請書を提出し、承認を受ける必要があります。
    課税期間の中途からでも、それ以後の作成分を電磁的記録により保存することができます。
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