【経営&税務】スキャナ保存制度

スキャナ保存制度についてざっくり説明します。

 

スキャナ保存制度


書類の保存方法は、原則、出力した紙で保存することになります。

例外として、スキャナ保存制度では、保存義務者は、重要書類および一般書類について

一定の要件を満たし、納税地等の所轄税務署長等の承認を受けたときは、

スキャン文書により保存することができます。

 

対象となる書類


下記の書類並びにこれらの写しが対象となります。

(A)重要書類

①契約書、領収書

②請求書、納品書、送り状、輸出証明書

③預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形

④有価証券受渡計算書、社債申込書

⑤契約の申込書(定型的約款無し)

(B)一般書類

⑥口座振替依頼書

⑦見積書、注文書、納品書

⑧契約の申込書(別途定型的約款が定められているもの)

例)保険契約申込書など

⑨検収書、入庫報告書、貨物受領書 

 

対象とならない書類


(A)書類

①棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの計算、整理または決算関係書類

②売上伝票などの伝票類  

※総勘定元帳などの帳簿はスキャン保存の対象にはなっていません。

※帳簿は一定の要件を満たせば電子保存ができます。

 

保存義務者


法人は、法人税の納税義務者となります。

個人は、不動産所得、事業所得、山林所得を生じる業務を行っている個人となります。

 

一定の要件


(A)重要書類および一般書類の共通要件

①解像度が200dpi以上であること。

②受領者が読取をするときは、受領後、受領者が署名し、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務

に係るタイムスタンプを書類の受領後3日以内に付すこと。

③読み取った解像度、階調の情報を保存すること。

④書類の記録事項に訂正、削除を行ったときは、その事実および内容を確認できる会計ソフトを使用する

⑤入力者または直接の監督者の情報を確認できるようにしておくこと。

⑥帳簿とスキャン保存した書類との間で、相互に関連性を確認できること。

⑦会計ソフトの説明書などの備付けをしていること。

⑧年月日、勘定科目、取引金額やその範囲を指定して検索できるなど一定の検索機能を確保しておくこと。

 

(B)重要書類のみ要件

①書類の受領後1週間以内または業務サイクル期間(最長1ヵ月以内)から1週間以内に入力すること。

※一般書類は入力期間に制限はないです。

②カラー画像で読み取り24ビットカラー以上であること。

※一般書類は白黒でも認められます。

③書類の大きさがA4より大きいときは大きさの情報を保存すること。

④書類の受領から入力につき規定を定め、その規定に従って処理をすること。

(ア)各事務をそれぞれ別の者が行う体制

(イ)内容確認の定期的な検査体制および手続

(ウ)不備があったときの再発防止体制

※常時従業員数が20人(主たる事業が商業またはサービス業のときは5人)以下で、

税務代理人が(イ)を行うときは、(ア)は不要となります。

⑤カラーディスプレイ、カラープリンタ、その説明書を備付けていること。

※一般書類はカラーである必要はない。

 

納税地の所轄税務署長の承認


スキャン保存に代える日の3カ月前の日までに申請書を提出し、承認を受けなけれる必要があります。

事業年度の中途からでも、それ以後の分をスキャン保存にすることができます。

 

スキャナ


スキャナ、複合機、スマートフォン、デジタルカメラなどをいいます。

 

上記の内容は、平成29年10月26日時点のものとなります。

各個別的事案は各専門家へご相談されることをお勧め致します。

 

佐藤智明税理士事務所 https://www.satoh-tax.com/

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